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Activité Support / Support administratif

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Débouchés dans le monde du travail :

Les missions de support administratif préparent les étudiants à occuper des postes d’assistant administratif, assistant de direction, secrétaire, ou gestionnaire de services généraux.

Ces postes sont présents dans de nombreux secteurs d’activité (entreprises, associations, institutions publiques), et permettent souvent de progresser vers des rôles de gestion de projet, ressources humaines ou management selon l'évolution des compétences.

Synthèse des compétences globales acquises en comptabilité et finance :
  • Organisation et gestion des priorités
  • Communication écrite et orale
  • Utilisation de logiciels bureautiques et bases de données
  • Gestion de la relation client et fournisseurs
  • Gestion de la relation client et fournisseurs
  • Précision et attention aux détails
Résumé

Ci-dessous une description détaillée des missions liées au support administratif, simplifiée pour être facilement comprise par un débutant (étudiant), avec des estimations du temps nécessaire, les compétences que chaque mission permettra d'acquérir, ainsi que les débouchés professionnels. Chaque mission est indiquée comme ponctuelle ou permanente

Missions en Support administratif

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1. Organisation des dossiers et archivage
Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Ponctuelle (parfois permanente si les archives doivent être régulièrement mises à jour). 3 à 5 heures pour un projet ponctuel, selon la quantité de documents à traiter.
Description de la mission :
Trier, organiser et classer des documents physiques (papiers) ou numériques dans des dossiers bien définis. Cette mission consiste à s'assurer que tous les documents sont rangés au bon endroit pour être facilement retrouvés.
Compétences acquises :
  • Organisation et gestion de l’information
  • Attention aux détails
  • Méthodologie de classement
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    2. Gestion de l’agenda et planification
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Permanente, (cette mission est généralement continue pour les assistants administratifs). 1 à 2 heures par jour, selon le volume d'activités à gérer.
    Description de la mission :
    Aider à organiser l'agenda de l'équipe ou d'un responsable. Cela inclut la planification des rendez-vous, réunions et la gestion des disponibilités.
    Compétences acquises :
  • Gestion du temps et priorisation
  • Coordination
  • Communication avec plusieurs parties prenantes
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    3. Saisie de données
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Ponctuelle ou Permanente, selon les besoins de l'entreprise (cela peut devenir une mission continue dans certaines organisations). 2 à 4 heures par jour, selon la quantité de données à traiter.
    Description de la mission :
    Entrer des informations (noms, adresses, factures, etc.) dans un logiciel de gestion ou une base de données. L'objectif est de numériser et de tenir à jour les informations importantes de l'entreprise.
    Compétences acquises :
  • Utilisation de logiciels de gestion de données (Excel, Access, etc.)
  • Précision et rapidité dans la saisie de données
  • Organisation et rigueur
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    4. Réception et gestion des appels téléphoniques
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Permanente, surtout pour un poste d’assistant administratif ou de standardiste. 1 à 2 heures par jour, selon la charge d'appels.
    Description de la mission :
    Répondre aux appels entrants et les transférer aux personnes concernées. Prendre des messages lorsque la personne n’est pas disponible, ou répondre à des demandes simples (informations générales, prise de rendez-vous).
    Compétences acquises :
  • Communication orale
  • Gestion de la relation client
  • Courtoisie et gestion des priorités
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    5. Gestion des emails et correspondances
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Permanente, car la gestion des courriers électroniques est quotidienne dans une entreprise. 1 à 2 heures par jour, selon le volume des emails à traiter.
    Description de la mission :
    Lire, trier et répondre aux e-mails. Transférer les messages aux personnes concernées ou rédiger des réponses basiques selon des modèles prédéfinis.
    Compétences acquises :
  • Communication écrite
  • Priorisation des tâches
  • Gestion de la boîte de réception
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    6. Mise à jour et gestion des bases de données
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Permanente, avec des mises à jour régulières. 2 à 4 heures par semaine, selon la quantité de données à actualiser.
    Description de la mission :
    Assurer la mise à jour régulière des informations dans une base de données (contacts clients, partenaires, etc.). Cela inclut la vérification des informations et la suppression des données obsolètes.
    Compétences acquises :
  • Utilisation de logiciels de gestion de base de données
  • Sens du détail et rigueur
  • Gestion de l’information
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    7. Préparation de documents (rapports, présentations)
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Ponctuelle, mais cela peut devenir permanent dans certaines entreprises où les rapports sont réguliers. 3 à 5 heures par semaine pour des documents simples.
    Description de la mission :
    Aider à la rédaction ou à la mise en forme de documents comme des rapports, des comptes rendus de réunion, ou des présentations PowerPoint. Il s’agit aussi de veiller à ce que ces documents soient prêts pour les réunions ou projets à venir.
    Compétences acquises :
  • Maîtrise de logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
  • Rédaction professionnelle
  • Structuration et mise en forme de l’information
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    8. Commandes et gestion des fournitures de bureau
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Permanente, avec des commandes régulières. 1 à 2 heures par semaine.
    Description de la mission :
    Commander les fournitures de bureau nécessaires (stylos, papiers, etc.), vérifier les stocks et assurer que les bureaux disposent de tout le matériel requis pour fonctionner efficacement.
    Compétences acquises :
  • Gestion des stocks
  • Négociation et relation avec les fournisseurs
  • Organisation et suivi des achats
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    9. Traitement du courrier et colis
    Cliquez ici pour choisir une entreprise Abidjan, Côte d'Ivoire Fréquence : Permanente, surtout dans les grandes entreprises. 1 à 2 heures par jour, selon le volume de courriers ou colis.
    Description de la mission :
    Recevoir et envoyer des courriers ou colis, les distribuer aux personnes concernées, et assurer le suivi des envois (suivi postal, recommandés, etc.).
    Compétences acquises :
  • Gestion logistique interne
  • Organisation et suivi des livraisons
  • Relation avec les prestataires de service (postes, transporteurs)